Perkara :Kursus Pengurusan Kewangan dan Akaun Sekolah

Tarikh : 8-12 November 2009

Tempat : Emerald Putri Hotel, Sungai Petani, Kedah

Peserta : PT Sekolah

Anjuran : Unit Kewangan dan Akaun JPN, Kedah

Tuan/Puan

Prosedur Dan Peraturan Perbelanjaan Peruntukan PIBG

Adalah dimaklumkan bahawa dibawah ini dijelaskan Prosedur Dan
Peraturan Perbelanjaan Peruntukan PIBG untuk perhatian dan tindakan tuan/puan selanjutnya.
Harap maklum.

Bil Perkara Prosedur / Peraturan

1. Maksud Perbelanjaan

Prosedur / Peraturan
Membiayai pelaksanaan program / aktiviti akademik, ko-kurikulum dan kemudahan sekolah yang memberi menfaat kepada murid, guru dan sekolah
Semua peruntukan mesti dibelanjakan dalam tahun semasa dan tidak dibenarkan dibawa ke tahun hadapan.

2. Kadar Pemberian Perkapita

Kadar peruntukan adalah seperti berikut :-

• Sekolah Rendah : RM 8.00 bagi seorang murid setahun
• Sekolah Menengah : RM10.00 bagi seorang murid setahun

3. Peranan PIBG

Pelaksanaan semua program / aktiviti yang menggunakan peruntukan ini hendaklah mendapat persetujuan daripada Mesyuarat PIBG sebelum dilaksanakan.

4. Minit Mesyuarat PIBG

Sesalinan Minit Mesyuarat PIBG yang berkaitan perlu difailkan bagi maksud audit.

5. Tatacara Perakaunan Peruntukan

Sekolah yang mempunyai Akaun Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) :

• Peruntukan yang telah diperturunkan hendaklah diakaunkan di bawah lajur Pelbagai dan mewujudkan Akaun Subsidiari – Bantuan kepada PIBG.
• Semua urusan pembayaran dikendalikan oleh pihak sekolah mengikut peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa.

6. Laporan Prestasi Perbelanjaan

Laporan Prestasi Perbelanjaan mestiah dihantar ke PPD setiap akhir suku tahun. Laporan Prestasi Perbelanjaan pertama hendaklah dihantar pada atau sebelum 30 Mei 2009.
Laporan Prestasi Perbelanjaan yang dihantar hendaklah berdasarkan kepada peruntukan yang diperturunkan sahaja.

7. Tatacara Penggunaan

Penggunaan peruntukan mestilah selaras dengan AP yang sedia ada.
( AP = Arahan Perbendaharaan )

8. Pindah Peruntukan

Pindah peruntukan ke akaun PIBG atau lain-lain akaun tidak dibenarkan sama sekali.

9. Pelaksanaan

Sekolah-sekolah bertangungjawab menyelaras lebihan / kekurangan peruntukan berdasarkan enrolmen murid pada 31 Mac 2009.
Pelarasan tersebut mestilah dihantar ke JPN sebelum atau pada 15 April 2009

Sumber Bahagian Kewangan JPN Kedah

Berikut adalah definisi dari Audit Negara [link]

4.0 DEFINISI

(a) Pengauditan Interim

Pengauditan yang dijalankan sebelum penyata kewangan diterima bagi membantu mengesahkan ketepatan Penyata Kewangan Tahunan. Terdapat 2 aspek pengauditan interim iaitu pengauditan sistem dan pengauditan transaksi.

(i) Pengauditan Sistem

Pengauditan ini dijalankan untuk menentukan sama ada tahap kawalan dalaman
sistem perakaunan yang wujud di pejabat auditi adalah mencukupi dan
memuaskan. Antara sistem yang perlu dikaji ialah sistem bayaran, terimaan,
pelarasan jurnal dan gaji di peringkat Pejabat Perakaunan.

(ii) Pengauditan Transaksi

Semakan terhadap rekod dan dokumen perakaunan yang diproses melalui sistem
perakaunan dan kewangan berkomputer atau secara manual yang beroperasi di
pejabat auditi. Tujuannya ialah untuk mengesahkan sama ada rekod dan
dokumen tersebut telah disediakan dengan sempurna, tepat, kemaskini dan
selaras dengan kehendak peraturan kewangan serta undang-undang.

p/s Mungkin ada yang tertanya-tanya bagaimanakah/ apakah pengauditan sistem itu? Sebenarnya untuk sekolah-sekolah pengauditan sistem adalah seperti yang terkandung dalam Bas-08 yang diperakukan oleh pihak sekolah. Contohnya seperti Kawalan Terimaan, Kawalan Bayaran dan Kawalan Pengurusan. Sila perbetulkan sekiranya saya silap.

A : Waalaikummussalam..BESARI ini bukanlah laman web Pej Audit Sekolah Kedah tetapi laman blog yang dijalankan oleh saya sebagai kakitangan di pejabat ini. Ini bukanlah laman rasmi tetapi sebagai tempat saya untuk memberikan pandangan dan panduan buat kakitangan dan pengurus sekolah serta kakitangan Bahagian Audit Sekolah di negeri lain sebagai panduan.

A : Walaupun soalan tidak berkenaan dengan bidang semasa saya, namun saya akan memberikan panduan kepada akak.

1. Pastikan pihak sekolah mempunyai salinan pendua bagi setiap tuntutan. Ini kerana pada pendapat saya sekolah/ tempat bekerja akak tidak menggunakan sistem ESPK mungkin kerana bukan sekolah PTJ. Salinan kedua ini penting kerana takut ia M.I.A ( missing in action)
2. Pastikan buku despatch mempunyai bukti penghantaran tuntutan tersebut kepada PTJ anda
3. Sila bertanya status semasa di PPD berkenaan samaada dalam proses atau tidak.
4. Sekiranya tidak berpuas hati silalah bertanya kepada Bahagian Kewangan di JPN masing-masing dan dapatkan panduan bagaimana untuk menyelesaikan masalah ini.

P/S : Tuntutan Perjalanan hendaklah dijelaskan dalam masa 14 hari. Untuk penjelasan lanjut boleh menghubungi AG negeri masing-masing untuk maklumat lanjut. Sekian ^_^ harap dapat membantu.

A : eSalina terima kasih kerana bertanya. Seperti sedia maklum semua sekolah lambat membuat kutipan yuran kerana menunggu hasil daripada mesyuarat Agong PIBG Semalaysia dan kata putus daripada kementerian. Walaubagaimana pun pada bulan jun/julai semua seperti semua sedia maklum kutipan yuran adalah ditentukan pada mesyuarat agong PIBG sekolah masing-masing . Mungkin ada yang menentukan RM10 ringgit sahaja dan mungkin ada yang menentukan lebih dari RM 100. Itu terpulang kepada ibu bapa dan PIBG sekolah terbabit samaada mahu anak-anak mereka mendapat aktiviti atau program-program tambahan ataupun tidak. Malah mungkin juga ada sekolah yang tidak akan menjalankan aktiviti tambahan yang lain kerana diluar kemampuan kewangan.

Oleh itu eSalina berkenaan masalah puan saya cadangkan untuk memohon pindah peruntukan diantara peruntukan Kumpulan Wang Suwa ataupun diantara kumpulan bantuan perkapita (PCG) mata pelajaran dan bukan mata pelajaran etc.
Sila buat rujukan di buku tatacara pengurusan kewangan dan perakaunan kumpulan wang sekolah dimuka surat 293 dan selanjutnya. Harap ini dapat membantu. ^_^

A :
Pn/Cik Murhazila untuk memohon jawatan di bahagian audit sekolah silalah nyatakan destinasi tempat untuk bekerja di borang pertukaran yang mana akan diuruskan oleh Bahagian Sumber Dan Manusia.Untuk makluman sekarang masih ada 4 kekosong perjawatan P&O  Sekian Terima Kasih.

A : Pn/Cik Norizan mengikut Ap 103 menetapkan kita untuk membuat bayaran dengan segera dalam tempoh 14 hari selepas bil diterima. Oleh itu tarikh pada baucar bayaran adalah pada tarikh cek dibuat untuk pembayaran dilakukan pada pembekal/syarikat dan setahu saya bil/invois adalah jenis yang sama kecuali Delivery Order . Maksudnya kita perlu membuat pembayaran dalam tempoh 14 hari dari tarikh kita terima bil/invois tersebut. Sekian Terima Kasih

Ingin dinyatakan anda perlu memastikan terdahulu PC yang digunakan oleh anda menggunakan Office versi berapa. Ini kerana Patskom 3.0 hanya berfungsi dengan Office 2003 kebawah sahaja dan tidak berfungsi sekiranya anda menggunakan Office 2007. Penawarnya ialah anda hanya perlu memasukkan Excel 2003 sahaja pada PC baru anda itu  dan kedua-dua versi dapat digunakan. ^_^

Manakala Patskom PGP boleh berfungsi pada Office 2007 dan 2003 ( berdasarkan pengalaman saya) walaupun mempunyai kekurangan fungsi.

Sekiranya mempunyai sebarang pertanyaan atau pembetulan untuk artikel saya..sila maklumkan ya.

Bagi memenuhi peraturan ini, Bahagian Audit Sekolah telah menjalankan tiga(3) kaedah pengauditan seperti berikut:-

* Pengauditan terhadap Penyata Kewangan
* Pengauditan Pematuhan
* Pengauditan Program Bantuan

Bahagian ini diketuai oleh Setiausaha Bahagian dengan bilangan  pegawai seramai 447 orang yang ditempatkan di 19 Bahagian Audit Sekolah Negeri/Cawangan di seluruh Malaysia (kecuali Sarawak) dan di Ibupejabat di Kuala Lumpur.